זוג חברים שלי ארגנו מסיבת חנוכה ושלחו לי הזמנה מקסימה לאירוע דרך אתר Eventify. בפועל, קיבלתי דוא"ל, בו צוין כי הוזמנתי לארוע הדלקת נרות וכשלחצתי על תמונה של מעטפה בגוף הדוא"ל נפתח האתר ושם ראיתי הזמנה אישית מאוירת ובה פרטי הארוע. אבל זו רק ההתחלה...
האתר מאפשר למזמינים ליצור הזמנות מעוצבות ליום הולדת, חתונה, בר-מצווה או כל אירוע אחר, קטן עד גדול; לנהל מוזמנים לאירוע; לשלוח הזמנות בדוא"ל וב-SMS; להכין רשימת דברים שצריך להביא ולשלוח תזכורות. המוזמנים יכולים לאשר או לדחות את הגעתם, לשלוח מסרים למזמינים ולייצא את ההזמנה לתוכנת Outlook. לתשומת לב הקוראים מעבר לים: האתר מאפשר לעבוד בעברית או באנגלית.
הביצוע מאד פשוט:
בשלב הראשון בוחרים הזמנה מגלריית ההזמנות המיוחדת שבאתר, המציעה עיצובים לכל ארוע. בנוסף, ניתן גם ליצור הזמנה ייחודית על ידי העלאת כל תמונה מהמחשב כרקע להזמנה.
בשלב השני מזינים את פרטי הארוע: תאריך, יום, שעה ומקום הארוע. אפשר גם להעלות מפת הגעה ולכתוב מסר אישי למוזמנים.
בשלב השלישי מייצרים את רשימת המוזמנים: מוסיפים את כתובות המייל של כל אחד מהמוזמנים (ניתן לייבא כתובות מ: Gmail, Outlook וכו') ואת הטלפונים הניידים שלהם - במידה ורוצים לשלוח גם הודעות SMS ומזינים עבור כל שורה לכמה אנשים מיועדת ההזמנה:
בשלב הרביעי ניתן לייצר רשימת דברים שהמזמין מבקש שהמוזמנים יביאו לארוע וכל אחד יכול לבחור בעצמו מה מתאים לו להביא:
בשלב זה ניתן גם להגדיר תזכורת או מספר תזכרות, את תוכן התזכורת, מועד/י השליחה ואופן השליחה - במייל או ב- SMS או גם וגם:
לאחר ששולחים את ההזמנות ניתן לעקוב אחר תגובות המוזמנים באתר בדף סיכום הארוע - מי אישר, מי דחה, מי לא החליט עדיין, מי לא ענה, מי עדיין לא פתח את ההזמנה ומי מביא מה:
המוזמנים, כאמור, יקבלו דוא"ל ובו קישור להזמנה, ודרכו יוכלו לאשר או לדחות את הגעתם, במידה ואישרו - לעדכן כמה מוזמנים מגיעים מטעמם, להחליט מה הם מביאים לארוע, לראות את פרטי הארוע, לראות מי המוזמנים לארוע - במידה ואפשרתם זאת ולייצא את הארוע ליומן שלהם:
במידה ומסיבה כלשהי הארוע בוטל, המערכת מאפשרת לשלוח הודעה אוטומטית לכל המוזמנים על ביטול הארוע.
השירות, בשלב זה, אינו כרוך בתשלום ובשלב מאוחר יותר יעבוד במתכונת לפיה אירוע הכולל עד 20 מוזמנים (שזה בעצם אירוע ל-20 משפחות) יהיה ללא עלויות ומעל זה - עלות הניהול תהיה במחיר שווה לכל נפש.
שתי הבעיות שנתקלתי בהן עד כה:
1. הממשק ליומן של Outlook עובד חלקית, כלומר נוצר ארוע ביומן אבל המלל לא מועתק אליו באופן תקין.
2. לא ניתן לייבא יותר מ-20 כתובות דוא"ל באופן אוטומטי ואז צריך לבצע הזנה ידנית, מה שיכול להיות די מעצבן, במיוחד אם מדובר בארוע רב משתתפים.
מצד שני, אם אתם מארגנים ארוע ובא לכם שהוא ייראה כאילו שכרתם מפיק/ת ארועים - המאמץ בהחלט שווה :)